Referat fra møte i delprosjekt 9.3 02.06.2017

Referat delprosjekt 9.3 02.06.17.pdf

Til medlemmer i delprosjekt 9.3 kommunereformen

Dato: 02.06.17

Referat fra møte i prosjektgruppe delprosjekt 9.3 kommunereformen Senja kommune

Tid: Fredag 02.05.17 Kl. 13:00 – 14:30
Sted: Lenvik rådhus, Formannskapssalen
Referent: John Olav Edvardsen – Leder IKT, Tranøy kommune

Til stede:
Arve Svestad – Informasjonssjef, Lenvik kommune John Olav Edvardsen – Leder IKT, Tranøy kommune Ingunn Minnesjord – Personalrådgiver, Lenvik kommune Kirsti Bergquist, HTV Fagforbundet
Monika Schulz, HTV NITO

Innkalt, men ikke til stede:
Alle møtt

Innledning

Møtet ble innledet av Arve Svestad hvor bakgrunnen for møtet ble gjennomgått. Det ble også informert fra felles ledermøte avholdt tidligere på dagen.
Det vises til Styringsdokument “Kommunikasjonsplan – etablering av Senja kommune”som ble distribuert via epost før møtet.

Prioritert arbeidsoppgave å etablere nettsted for deling av informasjon til alle i prosjektfasen.

Saksliste med referat:

1. Konstituering; valg leder og sekretær.

Utsatt til møte som avholdes 13.06.2017, i påvente av andre kommuners deltakelse i gruppa. John Olav Edvardsen er referent.

2. Gjennomgang og klargjøring av mandat, oppgaver, fremdriftsplan og organisering.

Mandat:
Delprosjektet skal planlegge og gjennomføre kommunikasjonsoppgaver i prosessen for å sikre god informasjonsflyt til alle. Ulike informasjonskanaler skal benyttes, og nytten evalueres underveis. Delprosjektet skal sørge for at informasjon går ut til ansatte og alle andre som har behov for informasjon. Delprosjektet skal finne løsninger for å dele informasjon fra nemnder og utvalg, herunder etablere felles portal el. Lign. Finne løsninger for innbyggerinvolvering og informasjon til innbyggere Avklare ansvar for å gjennomføre informasjonstiltak.

Gjennomgang av mandat og oppgaver i henhold til «styringsdokument for gjennomføring av kommunereformen».
Hver kommune (Berg, Torsken, Tranøy og Lenvik) skal være representert i prosjektgruppen. Tranøy vil i tillegg innkalle Asbjørn Beyer Log til neste møte med bakgrunn i stilling.
Fra Berg Kommune er Espen Fagerthun foreslått.

3. Forslag kommunikasjonsstrategi

Gjennomgang av utkast til kommunikasjonsstrategi utarbeidet av Arve Svestad. Enighet om at dette vil være et overordnet dokument, hvor vi samtidig inkluderer en dynamisk del med milepæler og fremdriftsplaner.

4. Møteplan

Det settes opp en komplett møteplan for 2017 i neste møte.
Foreløpige fastsatte møtedatoer er: 13.06.2017 og 27.06.2017 kl. 12:00 -14:00
Arve Svestad innkaller til disse møtene.
Det settes opp et arbeidsmøte for Arve og John Olav i uke 23.

5. Eventuelt

Vi har sett mulige løsninger for midlertidig hjemmeside. Inkludert
WordPress – http://nb.wordpress.org/

Ett (eller flere) utkast til side/layout utarbeides av Arve og John Olav. Dette danner grunnlag for prosjektgruppens arbeid på neste møte. Mål er å presentere websiden til felles kommunestyremøte 23. juni.
Demo av sider fra: www.nyemoss.no og www.sammeni2020.no
Domenet “http://www.senja.kommune.no” www.senja.kommune.no er reservert, men vil

ikke bli satt i drift før omkring årsskiftet 2019/2020. Må gjennomføres anskaffelsesprosess av tilpasset CMS.

Det foreslås at domenet www.senja.no skal brukes.