I oktober 2016 vedtok kommunestyrene i Lenvik og Tranøy å søke om kommunesammenslåing gjennom kommunestyrebehandling av intensjonsavtale fremforhandlet høsten 2016. Den nye kommunen skal hete Senja kommune, og skal etableres på bakgrunn av et likeverdig samarbeid.

I januar ble det fremforhandlet en ny intensjonsavtale, basert på den første, der kommunene Berg og Torsken ble tatt inn. Ny intensjonsavtale ble vedtatt av kommunestyret i Berg den 27.04-17.

Intensjonsavtale Berg Lenvik Torsken Tranøy Datert 30.01.17 Oppdatert 08.02.17

Det er lagt til grunn at sammenslåingsprosessen skal organiseres som et prosjekt med mange delprosjekter med et felles mål. (Interims) fellesnemnda skal lede arbeidet og være styringsgruppe for hele prosjektet, og sikre nødvendig samordning mellom kommunene.

Det foreliggende styringsdokumentet skal bygge på intensjonsavtalen, utfylle denne og danne grunnlag for prosjektledelsen. Styringsdokumentet skal peke ut retningen og omfanget av prosjektet, og skal være styringsdokumentet mellom (interims) fellesnemnda og prosjektledelsen.

Styringsdokumentet forutsettes å oppdateres og behandles jevnlig i (interims) fellesnemnda etter hvert som prosjektet går inn i nye faser og det foreligger ny informasjon. Det vil også være behov for å oppdatere ROS-analysene jevnlig gjennom hele prosessen.

Prosjektet vil ha fire hovedfaser:

  1. Interimsfase fra 06.03-17 til fellesnemnda formelt kan settes i tråd med Inndelingsloven, med planlegging og utredninger
  2. Organisasjonsbygging med utredning av struktur og tilsetting av prosjektleder/rådmann og toppledergruppe fra mai 2017 til årsskifte 2017/2018
  3. Gjennomføring av delprosjekter, anskaffelser, avtaleinngåelser, fram til sommer 2019
  4. Overgang til ny kommune høsten 2019 til 31.12-19.

Dersom sammenslåingsprosessen presses sammen innenfor svært korte tidsfrister, vil det være mange oppgaver som står uløste eller bare halvferdige. Det har derfor vært viktig for kommunene å komme tidlig i gang, slik at man får tid til å gjennomføre flere prosesser på tvers av kommunene. Slike prosesser kan være kommuneplan, sektorplaner og temaplaner. Dette fordi grunnlaget for ressursoptimalisering på tvers av kommunegrenser legges her.
Visjon og mål for prosjektet bør defineres tidlig.

Hovedmål:

Senja kommune skal være i drift fra og med 01.01-2020 med alle avgjørende elementer på plass.
Det skal (jfr. intensjonsavtalen pkt 2):
– etableres en robust, livskraftig og attraktiv bo- og næringskommune
– sikres og videreutvikles kvalitet i tjenestene til innbyggerne
– styrkes og sikres politisk deltakelse i et aktivt lokaldemokrati
– kommunen skal være en utviklende og attraktiv arbeidsplass
– ivaretas og videreutvikles et samarbeid med nåværende og fremtidige partnere
– styrkes og videreutvikles helsetilbudet
– sikres vekst og utvikling av selvstendige bo- og arbeidsmarkeder
– arbeides aktivt for å opprettholde og videreutvikle beredskap

Resultatmål:

En helhetlig organisasjonsstruktur skal være på plass
Bygging av Senja kommune skal i minst mulig grad gå ut over dagens drift
Kommunale prosesser skal videreutvikles og forbedres
Mulige synergier skal realiseres

Suksesskriterier:

Organisere prosjektet med kompetente medarbeidere med tydelig mandat og klart definerte roller
God kontroll på prosessen og fremdriften
God endringsledelse og endringskultur
Bred involvering av ansatte og tillitsvalgte
Kultur for løsningsorientering og innovasjon
Ressursoptimalisering.

OVERORDNET PROSJEKTORGANISERING
Å bygge en ny kommune som er driftsklar fra et bestemt tidspunkt krever god prosjektorganisering, med tydelig ledelse, avklarte roller og ansvarsforhold. Det er viktig å skille mellom oppgaver og ledelse av de «gamle» kommunene i forhold til oppgaver og ledelse av prosjektorganisasjonen som skal bygge ny kommune, spesielt fordi de fleste politikere og ansatte som deltar i prosjektet har roller og oppgaver i begge organisasjonene.

Tegnforklaring:
FN = fellesnemnda, som vil bestå av 22 representanter
AU = fellesnemndas arbeidsutvalg, 5 – 8 representanter
PSU = partssammensatt utvalg 5 + 5 der HVO og rådmenn har møte- og talerett
TV/VO = referansegruppe for tillitsvalgte og vernetjenesten, møteplass for alle HTV og HVO
PL = prosjektleder (rådmann) inklusive stab/støttefunksjoner
REF = referansegruppe for PL, består i første fase av ledergruppene i de samarbeidende kommunene, i andre fase av den nye rådmannens ledergruppe og rådmennene i de samarbeidende kommunene
DP 7.1 – DP 7.3 = politiske delprosjekt
DP 8.1 – DP 8.4 = sammensatte delprosjekt (politikk og administrasjon)
DP 9.1 – DP 9.6 = administrative delprosjekt
AG = arbeidsgrupper (ad hoc-utvalg) nedsatt av DP for utredninger av enkeltoppgaver

Prosjektet organiseres med tre politiske delprosjekt:

7.1 Politisk organisering, herunder nærdemokratiske ordninger og reglement
7.2 Identitet, symboler, og felles kultur, herunder kommunevåpen, profil, ordførerkjede og felles arrangementer
7.3 Forberedelse til kommunevalget 2019

Videre organiseres prosjektet med delprosjekt som innebærer både politiske og administrative funksjoner:

8.1 Kommuneplan
8.2 Arbeidsgiverpolitikk
8.3 Eierskap og interkommunalt samarbeid
8.4 Økonomisk politikk og økonomireglement

Delprosjekter som fremstår som rene administrative oppgaver vil være

9.1 Sektor og temaplaner
9.2 Administrativ organisering og tjenesteutvikling
9.3 Kommunikasjon
9.4 Digitalisering og IKT
9.5 Styring, økonomi og anskaffelser
9.6 Eiendomsforvaltning

I styringsdokumentets kapittel 7, 8 og 9 er oppgaver, deltakelse og forslag til mandat for hver av arbeidsgruppene/delprosjektene beskrevet, med forslag til fremdriftsplan i samsvar med overordnet framdriftsplan og mål for prosjektet. (Interims) fellesnemnda må vedta oppgaver, deltakelse og mandat for delprosjekt a – g, mens for de øvrige delprosjekter vil det være hensiktsmessig å gi rådmennene fullmakt til å lage mandat.